Introducción
Estamos en la era de la colaboración y la transversalidad y no todas las Administraciones están siendo capaces de calibrar la relevancia de una adecuada digitalización aplicada a los cambios, orientada a la unificación de la información y que busque la orientación al dato de sus estructuras organizativas.
Y a esto tenemos que sumar los nuevos procesos de robotización y automatización que nos ofrece la Inteligencia Artificial generativa (en adelante, AI) y que no todos son capaces de descifrar o identificar su potencial en los procesos internos de gestión.
Este plan de digitalización con actuaciones de AI orientado al dato busca unir bajo una misma praxis la proactividad de la gestión interna con la simplificación y mejora de los procesos y servicios a la ciudadanía. No solo se pretende evidenciar la necesidad de dar un tratamiento proactivo a los servicios, sino también marcar las bases de la nueva forma de trabajar en las Administraciones locales.
Los prejuicios, los temores poco fundados y las supersticiones son muy poco inteligentes. Hay que terminar con esto. Los robots no quieren ser personas, pero parece que algunas personas sí quieren seguir siendo robots.
Sin perder la visión de la digitalización
Para transformar realmente los procesos no es suficiente con impulsar una nueva cultura, es necesario eliminar procedimientos obsoletos.
Lo que se busca es reflexionar sobre los posibles usos de la AI en la gestión y los servicios que prestan las entidades locales e impulsar la digitalización de estas, alineándonos con la estrategia europea y el Plan de Recuperación y Resiliencia de España; y promover el papel prescriptor de los Gobiernos locales en los municipios como impulsores de la transformación digital, social y medioambiental que necesita la sociedad.
Se tiene que dar cumplimiento a las leyes 39 y 40 de 2015 y la aplicación práctica en los procesos de administración electrónica definidos perfectamente en el Real Decreto 203.
Hay que tener solucionado o estar en proceso de ello, los siguientes elementos:
- Tener una Estrategia clara. Es importante saber para qué hacemos las cosas y esto nos permitirá conocer el destino y donde puedo mejorar los procesos.
- Catálogo de Procedimientos. Si lo tenemos podremos automatizar la gestión del expediente administrativo y conseguir el máximo de actos administrativos automatizados.
- Sede electrónica; es el punto de entrada para interactuar oficialmente con los ciudadanos.
- Tramitación electrónica expedientes administrativos. Eliminar papel es lo que nos asegura nuevas automatizaciones y la simplificación en tiempo y forma de los procesos con AI.
- Procesos de firma incorporados en esos procesos para iniciar firma biométrica o identificaciones en dispositivos con AI.
- Intermediación de datos. Sin duda la clave de la digitalización y la AI para la simplificación de procesos entre Administraciones y/o entidades públicas.
- Repositorio documental. Es el futuro de los datos y los datos son la base de la AI.
- Gobernanza del dato interna y hacia el exterior. Es lo que permite aplicar procesos de AI, tanto los que implican automatización con algoritmos complejos ya identificados con anterioridad a estos tiempos como la AI generativa (GAI).
Gobernanza del dato interoperable
En las entidades locales hay una gran cantidad de datos, la mayoría, que están escondidos, bien en papel en las propias instituciones, bien en bases de datos que debemos transformar.
La AI generativa es un subconjunto de tecnologías de machine learning mediante AI que recientemente han desarrollado la capacidad de crear contenido rápidamente en respuesta a consultas de texto. Es una rama de la inteligencia artificial que se enfoca en la generación de contenido original a partir de datos existentes. Esta tecnología utiliza algoritmos y redes neuronales avanzadas para aprender de textos e imágenes, y luego generar contenido nuevo y único.
Para conseguirlo, las EE. LL. tenemos la obligación de mantener la información correctamente estructurada, organizando los datos relativos a los expedientes desde el momento de su creación y captura. Las nuevas herramientas tecnológicas dan la posibilidad de extraer información estadística, gráficos e informes sobre las actuaciones administrativas que se producen, por lo que resulta imprescindible incorporar esta vertiente dentro del plan de gestión integral de gestión documental y archivo.
La AI es capaz de romper las barreras del archivo y la gestión documental, y dotarle de una conexión con el mundo de los datos.
El uso de la AI
El uso de la inteligencia artificial (IA) está revolucionando diversos ámbitos de nuestra vida, y su impacto se hace cada vez más evidente también en el sector público. La AI ha demostrado ser una herramienta muy potente para optimizar y mejorar los servicios, impulsando la eficiencia, la transparencia y la apertura de datos.
La llegada del ChatGPT ha sido una gran revolución como una herramienta innovadora en el ámbito de la comunicación y la asistencia virtual incluso para las EE. LL. Su capacidad para comprender y generar texto de manera coherente y contextualizada lo convierte en un interlocutor eficaz. Su potencial reside en su capacidad de comprender y responder a instrucciones específicas, convirtiéndolo en una herramienta polifacética para la generación de contenido, la asistencia en tareas y la interacción en tiempo real.
Sería atrevido no reconocer que tiene ciertas limitaciones que hay que conocer y admitir para sacar el máximo partido a sus capacidades. Solo así se podrá analizar la forma de integrar de manera efectiva ChatGPT en nuestro trabajo diario, siempre teniendo presente que ninguna máquina, hasta el momento, puede reemplazar completamente nuestra capacidad humana.
Las EE. LL. deben reflexionar sobre los posibles usos de la IA en la gestión y los servicios que prestan a la ciudadanía e impulsar el despliegue de la digitalización de estas, siempre en beneficio de la sociedad.
PRÓXIMA HOJA DE RUTA PARA EE. LL.
MEJORA DE SERVICIOS DE ATENCION A LA CIUDADANÍA
- Chatbot inteligentes integrados con tramitación.
- Asistentes de voz expertos.
- Biometría en identidad digital.
- Robotización de entrada.
LA PROACTIVIDAD ADMINISTRATIVA CON LA APLICACIÓN DE IA
- Aviso de Ayudas municipales.
- Aviso de actividades de la unidad familiar (deportes…).
LA SIMPLIFICACION DE PROCESOS – ANÁLISIS DE DATOS – BIG DATA
- Robotización de procesos internos.
- Reducción de cargas administrativas.
- Reducción de exigencia en convocatorias.
- Recursos en la atención al consumidor. Periodificación de recursos por campañas.
AI siempre en sintonía con las estrategias europeas
y el Plan de Recuperación y Resiliencia de España.
Autor/a: Virginia Moreno Bonilla